AceOne crede e si adopera per avere sempre un approccio con la strategia “win win oppure possiamo anche non concludere nulla”, in quanto questo atteggiamento
migliora enormemente la qualità della vita, del lavoro, delle relazioni e produce un senso di soddisfazione e tranquillità sia a noi che al cliente. Per AceOne tutto ciò è un investimento a lungo termine ma siamo certi che il Cliente soddisfatto crea rapporti durevoli.
Crediamo fermamente nella trasparenza a disposizione del cliente (esterno ed interno) in tempo reale. Ci impegniamo a valutare insieme se la nostra promessa di costi e tempi viene rispettata, così come la qualità dei nostri servizi o della consulenza.
Ci rifiutiamo categoricamente di applicare qualunque tipo di vincolo al cliente, sia contrattuale che operativo e posiamo le condizioni perché il nostro cliente si possa svincolare dal rapporto con noi.
Il nostro contratto rende libero il cliente di “licenziarci” in qualunque momento, con una ragionevole motivazione e senza considerevoli vincoli.
Tutto il materiale prodotto è di proprietà del cliente e tutti i servizi sono a suo nome. Il materiale dei deliverable è documentato in modo che il team successivo al nostro, con o senza il nostro supporto, sia in grado di portare avanti il lavoro fin dal primo giorno e possa continuare il percorso verso il proprio successo.
AceOne S.r.L (in seguito la “Società”), si riconosce da sempre in una serie di principi ispiratori del comportamento aziendale e individuale dei manager, dei dipendenti e di tutti coloro che operano anche temporaneamente per l’azienda, in un quadro di legalità, correttezza, trasparenza, riservatezza e rispetto della dignità della persona.
Ogni rappresentante dell’azienda deve comportarsi nelle relazioni con i suoi interlocutori in modo etico, rispettoso delle leggi, mentre rispetto alla gestione del personale la Società non fa discriminazione di genere, di etnia, di orientamento religioso; la selezione e l’opportunità di carriera sono infatti valutate esclusivamente in base al merito.
Gli obiettivi di crescita della quota di mercato e del fatturato, sono perseguiti assicurando alle strutture e ai processi standard una adeguata sicurezza decisionale e operativa, qualità dei sistemi di gestione e misurazione dei rischi, nonché sviluppo di competenze eccellenti.
I principi etici che saranno enunciati nel presente Codice Etico sono rilevanti ai fini della prevenzione dei reati ex D. Lgs. 231/2001 e costituiscono un elemento essenziale del sistema di controllo preventivo.
La decisione di dotarsi del Codice Etico è stata deliberata dal Consiglio di Amministrazione, che ha conferito delega all’Amministratore di adottarlo.
Del presente Codice Etico è data ampia diffusione interna tramite pubblicazione sul sito aziendale ed è a disposizione di qualunque interlocutore della Società.
Ciascun collaboratore della Società è dunque tenuto a conoscere e rispettare le previsioni del Codice e la Società vigila con attenzione sull’osservanza del Codice stesso.
Il Codice Etico può essere modificato e integrato con delibera del Consiglio di Amministrazione, anche a seguito di suggerimenti o indicazioni dell’Organismo di Vigilanza.
Il Codice Etico (di seguito il “Codice”) si compone delle seguenti parti:
regole di condotta e norme di comportamento generale;
criteri di condotta nell’ambito della Corporate Governance;
criteri di condotta nelle relazioni con il Personale;
criteri di condotta nei confronti di terzi;
criteri di condotta aziendali rispetto le disposizioni legali vigenti;
il rispetto dei principi etici e il sistema sanzionatorio e disciplinare.
All’osservanza del Codice sono tenuti:
i rappresentanti degli organi sociali e i manager, i quali devono rendere conformi tutte le decisioni e le azioni al rispetto del Codice, diffonderne la conoscenza e favorirne la condivisione da parte di dipendenti e terzi soggetti che operano per conto della Società, in particolare i partner; i manager devono inoltre costituire, attraverso il proprio comportamento, un modello di riferimento per il personale;
i dipendenti, i quali sono tenuti ad agire nel rispetto del Codice e a segnalare all’Organismo di Vigilanza eventuali infrazioni;
I soggetti tenuti al rispetto del Codice vengono definiti “Destinatari”.
I Destinatari sono tenuti a trattare dati e informazioni aziendali esclusivamente nell’ambito e per i fini delle proprie attività lavorative e, comunque, a non divulgare (comunicare, diffondere o pubblicare in alcun modo) informazioni sensibili senza l’esplicito consenso degli interessati e informazioni riservate senza l’autorizzazione della Società.
I Destinatari del Codice dovranno mantenere il segreto professionale riguardo a qualsiasi dato o informazione non pubblica dei quali essi vengono a conoscenza in ragione della loro attività professionale.
Perciò, ferma restando la summenzionata regola generale, si precisa che essi dovranno utilizzare tali dati o informazioni esclusivamente per lo svolgimento della loro attività professionale all’interno della Società e non dovranno rivelarle a nessun altro eccetto che agli altri professionisti che hanno la necessità di essere informati per lo stesso fine, e dovranno astenersi dall’usare tali informazioni a loro vantaggio.
Tutti i dati personali dovranno essere trattati con particolari cautele, in modo tale da raccogliere solo i dati strettamente necessari. Criteri di sicurezza, veridicità e accuratezza stabiliti dalle relative regole dovranno essere applicati a tali dati nel massimo rispetto della riservatezza
3.1 Organi Sociali
Le nomine dei componenti degli Organi Sociali devono avvenire mediante procedure trasparenti.
Gli Organi Sociali agiscono e deliberano con cognizione di causa e in autonomia e le loro decisioni devono essere autonome, ovvero basarsi sul libero apprezzamento e perseguire l’interesse della Società.
L’indipendenza del giudizio è un requisito delle decisioni degli Organi Sociali e, pertanto, i componenti devono garantire la massima trasparenza nella gestione delle operazione in cui abbiano interessi particolari.
In particolare, i Consiglieri di Amministrazione e l’Amministratore Delegato sono tenuti individualmente a svolgere il proprio incarico con serietà, professionalità, e presenza permettendo così alla Società di trarre beneficio dalle loro competenze.
3.2 Relazioni con i quotisti
La Società promuove la trasparenza e l’informazione periodica nei confronti dei quotisti, nel rispetto delle leggi e delle norme vigenti.
La Società promuove una corretta e costante informativa ai quotisti in merito, nonché promuove una consapevole ed informata partecipazione dei quotisti alle decisioni societarie.
La Società favorisce:
la regolare partecipazione dei Consiglieri di Amministrazione alle assemblee;
il regolare funzionamento delle assemblee nel rispetto del diritto di ciascun Socio di ottenere precisazioni, esprimere la propria opinione e formulare proposte.
3.3 Trasparenza della contabilità aziendale
La Società rispetta le leggi e le regolamentazioni in relazione alla redazione dei bilanci annuali nonché di ogni tipo di documentazione richiesta dalla normativa in vigore.
Le informazioni e i dati societari forniti a terzi e i dati contabili dei fatti di gestione devono garantire la trasparenza, l’accuratezza e la completezza.
Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua e deve essere possibile la verifica del processo di autorizzazione e svolgimento.
Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa.
I Destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni o negligenze sono tenuti a riferire i fatti all’Organismo di Vigilanza.
3.4 Controllo Interno
La Società è dotata di un sistema dei controlli interni che contribuisce al miglioramento dell’efficienza ed efficacia dei processi aziendali, nonché al contenimento dei rischi delle operazioni aziendali, rispetto al quale i Destinatari devono essere consapevoli dell’esistenza.
I Destinatari, nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili della definizione, dell’attuazione e del corretto funzionamento dei controlli inerenti le aree operative o le attività loro affidate.
3.5 Riservatezza, sicurezza e protezione dei dati
La protezione e la salvaguardia delle informazioni riservate costituiscono una priorità per l’azienda. Sono considerati strettamente confidenziali tutti i documenti e le informazioni di cui viene in possesso; la raccolta elaborazione e condivisione di dati è effettuata solo per scopi specifici, quando richiesto e autorizzato per un preciso scopo aziendale.
3.6 Prevenzione alla corruzione e concussione
La Società si impegna ad operare in modo equo e responsabile e vieta qualsiasi forma di corruzione o concussione e qualunque condotta che possa dare luogo al sospetto di un’influenza indebita.
La Società si assicura che ogni tipo di omaggio o altro vantaggio, offerto o ricevuto, sia adatto alle circostanze e di modica entità in termini di valore, frequenza e quantità e non siano costituiti da somme in denaro.
3.7 Rispetto della normativa antiriciclaggio
E’ fatto divieto a tutti i dipendenti e collaboratori a qualunque titolo di effettuare operazioni di riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita.
3.8 Ricettazione
Nella conduzione di qualsiasi attività la Società evita, allo scopo di procurare un profitto per sé o per altri, di acquistare, ricevere o nascondere denaro o cose provenienti da attività delittuose, alla cuoi commissione non ha partecipato.
3.9 Conflitto di interessi
Nella conduzione di qualsiasi attività la Società evita le situazioni in cui i soggetti coinvolti nelle transazioni siano in conflitto di interessi. In particolare tutto il personale e i collaboratori, nell’esercizio delle proprie mansioni devono garantire decisioni neutre ed imparziali.
3.10 Reati Informatici
Le strutture della Società e in particolare tutto il personale e i collaboratori coinvolti nell’attività di gestione e utilizzo di Sistemi Informatici aziendali devono essere appositamente incaricati.
Ogni incaricato è responsabile del corretto utilizzo delle risorse informatiche a lui assegnate che devono essere utilizzate esclusivamente per l’espletamento della propria attività, nel rispetto delle norme di legge che tutelano la proprietà del software, il diritto di autore, la privacy e la sicurezza dei sistemi informatici.
In relazione al campo d’azione di AceOne, si ricorda che la privacy e la riservatezza dei dati presenti sui sistemi informatici dei clienti è da applicarsi specificatamente agli ambienti di gestione effettiva degli stessi (c.d. ambienti di produzione); negli ambienti di sviluppo e test sarà cura e responsabilità dei clienti garantire l’anonimizzazione dei campioni messi a disposizione.
Tali risorse devono essere conservate in modo appropriato e la Società dovrà essere tempestivamente informata di eventuali furti o danneggiamenti.
Qualora sia previsto il coinvolgimento di soggetti terze parti nella gestione dei sistemi informatici, nonché nell’utilizzo del software essi saranno messi a conoscenza delle norme adottate dalla Società.
I Responsabili delle Strutture interessate sono tenuti a porre in essere tutti gli adempimenti necessari a garantire l’efficacia e la concreta attuazione dei principi di controllo e di comportamento descritti nel presente codice etico e nel modello di gestione e organizzazione.
4.1 Selezione e Reclutamento del personale
La Società consente a tutti i potenziali candidati pari opportunità di ingresso e opera le proprie selezioni soltanto sulla base di principi meritocratici, senza discriminazioni di sesso, razza, opinioni politiche e religiose, rifiutando qualunque forma di favoritismo, nepotismo o clientelismo.
4.2 Modalità di utilizzo degli strumenti aziendali
I Destinatari si impegnano a conservare nel miglior modo possibile tutti gli strumenti di lavoro consegnati dalla Società (a titolo di esempio: Computer, PC, telefoni aziendali, autovetture aziendali, ecc.) e l’utilizzo degli stessi è strettamente collegato alle esigenze della propria attività lavorativa.
Tutti gli strumenti aziendali devono rimanere presso l’ufficio/area cui sono dedicati e/o assegnati per l’attività lavorativa ad eccezione di quelli, di proprietà dell’azienda, assegnati per iscritto al collaboratore.
4.3 Sicurezza, salvaguardia, della salute e delle condizioni di lavoro
La Società, garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi collaboratori, assicurando condizioni di sicurezza sul posto di lavoro ed informa il personale di eventuali comportamenti a rischio preventivamente individuati, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione degli infortuni sul lavoro e protezione dei lavoratori.
La Società si impegna a diffondere e consolidare tra tutti i propri collaboratori una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori.
La Società si è dotata di specifici modelli di organizzazione, gestione e controllo in materia di igiene e sicurezza sul lavoro in conformità ai parametri normativi vigenti. Tali modelli sono formalizzati mediante documenti formali in cui sono statuiti i principi e criteri fondamentali in base ai quali vengono prese le decisioni, di ogni tipo e ad ogni livello, in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
I principi ispiratori in materia sono:
– evitare i rischi;
– valutare i rischi che non possono essere evitati;
– combattere i rischi alla fonte;
– sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso;
– impartire adeguate istruzioni ai lavoratori.
Tutti i Destinatari devono attenersi a questi principi, sia quando devono essere prese delle decisioni o fatte delle scelte sia, in seguito, quando le stesse devono essere attuate in occasione delle attività operative.
5.1 Rapporti con le Autorità di Vigilanza e Controllo
I rapporti con le Autorità di Vigilanza e Controllo, sono ispirati al pieno rispetto di principi di correttezza, trasparenza, integrità, tempestività e collaborazione, evitando comportamenti ostruzionistici.
Ogni soggetto, che sia manager, partner, cliente o fornitore della Società deve impegnarsi al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in tutti i luoghi nei quali si trovi ad operare.
5.2 Relazioni con i clienti e i committenti
La Società impronta la propria attività al criterio della qualità, intesa essenzialmente come obiettivo del pieno soddisfacimento del cliente.
Nei rapporti con la clientela e la committenza la Società assicura correttezza e chiarezza nelle trattative commerciali e nell’assunzione dei vincoli contrattuali, nonché il fedele e diligente adempimento contrattuale.
I contratti con i clienti devono essere conformi alle norme di legge vigenti e devono essere definiti in maniera chiara e completa.
5.3 Relazioni con i fornitori
I processi di selezione e scelta dei fornitori sono improntati su principi di legalità, correttezza e trasparenza; la scelta del fornitore si basa su criteri oggettivi ed imparziali in termini di qualità, livello innovativo, costo, servizi aggiuntivi rispetto ai servizi/prodotti offerti, non precludendo a nessun operatore l’accesso alle negoziazioni.
I Destinatari non possono accettare omaggi, regali e simili, se non direttamente riconducibili a normali relazioni di cortesia e di modico valore o a usi vigenti nei paesi ove si esercita l’attività per conto della Società.
Qualora i Destinatari ricevano da un fornitore proposte di benefici per favorirne l’attività, devono immediatamente sospenderne il rapporto e segnalare il fatto all’Organismo di Vigilanza.
La violazione dei principi di legalità, correttezza, trasparenza, riservatezza e rispetto della dignità della persona sono giusta causa di risoluzione dei rapporti con i fornitori.
5.4 Criteri di condotta nei confronti dell’ambiente
Le attività produttive della Società sono gestite nel rispetto della normativa vigente in materia ambientale.
Tutti sono tenuti a segnalare eventuali violazioni del Codice Etico.
La società assicura l’anonimato del soggetto segnalante e lo tutela da ogni eventuale ritorsione.
6.1 Organi Sociali e componenti dell’Organismo di Vigilanza
L’osservanza del Codice Etico da parte dei componenti degli Organi Sociali e dell’Organismo di Vigilanza integra ed esplicita gli obblighi di diligenza nell’esecuzione dell’incarico assunto.
La violazione delle norme del Codice Etico e del Modello di organizzazione, gestione e controllo di cui al D. lgs. 231/2001, costituiscono quindi un inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di rappresentanza organica, con la conseguente applicazione delle sanzioni previste dalla legge o dal sistema sanzionatorio e disciplinare.
6.2 Personale Dipendente
L’osservanza del Codice Etico da parte del personale dipendente integra ed esplicita gli obblighi di fedeltà, lealtà e correttezza nell’esecuzione del contratto di lavoro secondo buona fede ed è pretesa dalla Società anche ai sensi e per gli effetti di cui all’articolo 2104 del Codice Civile.
In caso di violazione delle norme del Codice Etico e del Modello di organizzazione, gestione e controllo di cui al D. lgs. 231/2001, si applicheranno le sanzioni previste dal sistema sanzionatorio e disciplinare appositamente approvato.
6.3 Terzi Soggetti
L’osservanza del Codice Etico e del Modello di organizzazione, gestione e controllo di cui al D. lgs. 231/2001 da parte dei fornitori e dei partner integra gli obblighi di adempiere ai doveri di diligenza e buona fede nelle trattative e nell’esecuzione dei contratti in essere con la Società.
La violazione delle norme del Codice Etico può costituire a seconda della gravità giusta causa di revoca o risoluzione dei contratti con ogni conseguenza di legge, incluso il risarcimento del danno.